★必要なことを、必要な時に、必要なだけ話す

『必要なことを、必要な時に、必要なだけ話す』。これは日本話し方センターを創業した江川ひろしの言葉です。この言葉を聞くと、「そうなんだよな～。うちの部長の朝礼の話はよくわからないし、とにかく長いんだよな～」と、上司のことを思い浮かべた人も多いのではないでしょうか。

上司や社長は仕事に対する思い入れが強い分、あれも言いたい、これも伝えたい、という思いでつい長い話をしてしまうのだと思います。しかし、部下や社員から「今その話をしなくてもいいのに・・・」「何だか話が長くてよくわからないなぁ・・・」などと思われてしまうような話し方では、相手に理解して欲しいことが適切に伝わりません。私は、そうしたコミュニケーションのあり方が日本の生産性を低くしている一因だと思っています。

★重要なのは『必要なだけ話す』

ところで、この「必要なことを、必要な時に、必要なだけ話す」という言葉を聞いたら、他の人のことを思い浮かべるのではなく、ぜひご自身の日頃の話し方を振り返ってみてください。他人を批評しても自分の成長にはつながりません。自分の過去を振り返って改善すべき所があれば改善の努力をしていくことで自らを成長させることができます。

「必要なことを、必要な時に、必要なだけ話す」の中で特に気をつけるべきは、やはり「必要なだけ話す」でしょう。先にも述べたように、長い話は会議にせよ、朝礼にせよ、聞き手がほとんど聞いていないのに時間ばかり消費してしまうので、仕事の効率性を著しく妨げていまうからです。では、どうすれば話を短くできるのでしょうか？
今回は２つ、ご紹介します。

★１つのことを２分で話す

１つ目は『１つのことについて２分程度で話す』ことです。
例えば、取引先に訪問した結果を上司に報告する際、①新商品を紹介した時の相手の反応、②それを受けて自分が考えた今後のアプローチ案の説明、③案を実施するにあたって上司に支援してもらいたいこと、の３つを話すとしましょう。
多くの人はこの３つをきちんと分けずに話してしまいます。これらを分けずに行き当たりばったりに話しても上司にはきちんと理解してもらえません。なので、何よりもまず言いたいことをきちんと分けることを心がけましょう。
その上で、①のことを２分前後で話します。話し終わったら上司が理解しているか確認しましょう。質問や確認があるかも知れませんのでそれらに答えましょう。その後、②をやはり２分前後で話します。上司の理解度を確認した後、③を２分で話します。
このように１つのテーマを２分で話すように心がけることで、次第に相手にわかりやすく無駄のない話ができるようになります。

★一分を短く話す

２つ目は『一文を短く話す』ことです。
一文を短く話すとは、一つの文は「、」を一つ入れるくらいにして「。」で短く区切るようにすることです。このように話して、文と文の間に『間』を取ることで話の歯切れが良くなりダラダラ話さなくなります。また、『間』をとりながら話すと相手も心に余裕を持って話しを聞くことができるので、話への理解度が一気に高まります。早口でマシンガンのように話したり「間」を作らずにダラダラ話すと、相手は話を理解することができず同じ時間でも長く感じてしまいます。

２分前後で話すと同時に一文を短くすることを心がけることで聞き手には格段にわかりやすい話になるので、ぜひ実行してみてください。

★話し方に磨きをかけましょう！

上でご紹介したことは、日本話し方センターのベーシックコース、2日間集中セミナーでお伝えしていることを応用したものです。これらのコースでは人前でのスピーチなど、あらゆる話す場面で有効な話し方を、講義と実習で身につけていただいています。詳細はぜひホームページをご覧ください！